Ausschreibung für das 7-forum.com Jahrestreffen 2013! Auch Ideen/Vorschläge erbeten.

[Christian]

Liebe Forumsmitglieder,

nach dem Treffen ist vor dem Treffen!

Das 10. Jubiläums-Jahrestreffen in Bietigheim-Bissingen ist schon wieder über zwei Monate her und es wird Zeit für das nächste Jahr zu planen.

Dazu eröffnen wir hiermit - wie schon aus den Vorjahren bekannt - eine Art Ausschreibung, in der Vorschläge für das kommende Jahrestreffen gemacht werden sollen. Gesucht werden Gesamt-Konzepte, die alles Wichtige rund um ein Jahrestreffen berücksichtigen. Wichtig und gut, aber nicht zwingend wäre, dass sich der Vorschlagende später an der Organisation des Treffens maßgeblich beteiligt. Dabei sollte klar sein, dass dies im Sinne der bisherigen Jahrestreffen nur ehrenamtlich, d. h. ohne Entlohnung, erfolgen kann.

Keine Sorge, Niemand muss und soll ein Jahrestreffen alleine organisieren. Das ORGA-Team steht stets helfend zur Seite.

Nach Ausschreibungsende werden die Bewerbungen auf praktische Durchführbarkeit und die Einhaltung der gesetzten Kriterien geprüft, um danach zu entscheiden, welches Konzept den Zuschlag erhält.



Ausschreibung für das 7-forum.com Jahrestreffen 2013

Die Ausschreibung für das 7-forum.com Jahrestreffen 2013 läuft bis zum 31. Oktober 2012. Jedes Forumsmitglied darf sich an dieser Ausschreibung beteiligen. Bitte ein schlüssiges Konzept ausarbeiten, und per e-Mail an orga-team@7-forum.com senden. Die Unterlagen sollten weitergehende Informationen enthalten, wie z. B. Fotos und Pläne vom Veranstaltungsort, Internetadressen usw.

Dieses Konzept sollte nach Möglichkeit viele der folgenden Voraussetzungen erfüllen:

• Ziel des Treffens ist:
  • Kennenlernen von 7er-Fahrern und Forumsmitgliedern
  • Werbung für 7-forum.com und das Forum
  • Erhalt der BMW 7er-Reihe, insbesondere der älteren Modelle
  • es sollen mind. 100 BMWs der 7er-Reihe teilnehmen
• Zielgruppe für das 7-forum.com Jahrestreffen sind:
  • Mitglieder des Forums 7-forum.com
  • alle BMW 7er-Fahrer
• Wann das Treffen stattfinden soll:
  • Das Treffen sollte an einem Samstag im Jahr 2013 stattfinden.
  • Das Treffen sollte an einem Tag stattfinden, an dem mit gutem Wetter und angenehmen Temperaturen gerechnet werden kann (also nicht im Winter)
  • Es sollte möglichst außerhalb von Schulferien stattfinden.
  • Es sollte nicht Mitte August stattfinden, da dort das beliebte Treffen auf Pauls Bauernhof stattfindet.
• Wo das Treffen stattfinden soll:
  • Das Treffen muss in Deutschland stattfinden.
  • Der Treffpunkt sollte möglichst gut erreichbar sein, d. h. es sollte gute Autobahn-Anbindungen geben.
  • Ideal wäre ein Standort, in dessen Nähe viele Forums-Mitglieder wohnen.
• Optimale Voraussetzungen an einen Treffpunkt:
  • Es sollte möglichst ein asphaltierter oder zumindest geschotterter Parkplatz für mind. 150 BMWs der 7er-Reihe zur exklusiven Nutzung vorhanden sein. Insgesamt sollen mind. 150 BMWs der 7er-Reihe Platz finden. Optimalerweise ist der Parkplatz abgesperrt.
  • Vor Ort sollte es fußläufig erreichbare Toilletten (möglichst auch für Behinderte) geben.
  • Vor Ort sollte es warmes Essen und Getränke geben, die über "Pommesbuden"-Niveau liegen. Die Preise sollten sich im Rahmen halten.
  • Vor Ort sollte es einen Raum geben, der im Fall von Regen alle Teilnehmer aufnimmt. Die Hälfte der Teilnehmer sollte dabei sitzen können.
  • Veranstaltungsort, Ort für das Fotoshooting, Ort für die Abendveranstaltung und Hotel sollten möglichst nahe beinander liegen. Keinesfalls sollte die Teilnehmer viermal den Standort wechseln müssen, d. h. es sollten mind. zwei der genannten Punkte am selben Ort stattfinden (z. B. Abendveranstaltung im Hotel).
• gewünschter Ablauf des Tages:
  • Eintreffen der Teilnehmer ab ca. 10 Uhr auf dem Parkplatz
  • Schön wäre ein Foto-Shooting mit allen Autos und allen Teilnehmern am Nachmittag
  • Abendveranstaltung zum gemeinsamen Ausklingen des Tages bei einem leckeren Abendessen und Getränken.
• Abendveranstaltung
  • Abends soll den Teilnehmern noch einmal die Gelegenheit gegeben werden, gemeinsam in gemütlicher Atmosphäre zu essen, um den Tag bei Benzin-Gesprächen ausklingen zu lassen.
  • Ein Abendprogramm ist nicht zwingend erforderlich. Musik sollte es dezent von CD oder PC geben.
  • Die Preise für Essen und Getränke sollten sich im Rahmen halten bzw. dem gebotenen Ambiente angemessen sein.
• Anforderungen an die Unterkunft der Teilnehmer:
  • Nach Möglichkeit sollten alle übernachtenden Teilnehmer in einem nahe liegendem Hotel/Pension untergebracht werden. Ein Hotel für alle Teilnehmer böte morgens die Möglichkeit, zusammen zu frühstücken. Nicht so günstig wäre, wenn die Teilnehmer auf mehrere verschiedene Unterkünfte aufgeteilt würden.
  • Optimalerweise liegen Abendveranstaltung und Hotel/Pension dicht beinander. Die Erfahrung zeigt, dass die Teilnehmer nur ungern ihr Auto irgendwo zurück lassen, und es abends lieber am Hotel stehen haben wollen.
  • Der Preis je Übernachtung sollte nicht mehr als 50 Euro pro Person und Nacht inkl. Frühstück betragen.
• Händlermeile:
  • Es sollte eine Händlermeile geben.
  • Der Zuschlagnehmer sollte sich mit um die Händlermeile kümmern
  • Mind. ein Beulendoc sollte vor Ort sein.
• Events / Aktivitäten:
  • Am Tag des Treffens ist das Treffen das Event. Mal abgesehen von einem möglichen Foto-Shooting am Tage, sind weitere Events nicht erforderlich, aber auch nicht ausgeschlossen.
  • Am Tag nach dem Treffen, also am Sonntag, oder ggf. auch am Freitag Nachmittag vor dem Treffen, sind Events vor Ort als "Add-On" gerne gesehen. Damit steigt die Attraktivität des Gesamt-Paketes und die Bereitschaft von Einzelnen, einen längeren Anfahrtsweg in Kauf zu nehmen. Ein mögliches Foto-Shooting sollte in jedem Fall am Tag des Treffens stattfinden.
• Budget:
  • Zur Kostendeckung (ohne Abendveranstaltung) sollen max. 20 Euro Einfahrtsgeld je Fahrzeug erhoben werden.
  • Bei der Kalkulation sollte auch an Give-aways usw. gedacht werden. Ein Einfahrtsgeschenk o. ä. ist gerne gesehen, aber nicht Voraussetzung.
  • Das Treffen soll keinen Gewinn abwerfen. Kosten für die Organisation können ggf. durch die Einfahrtsgebühren abgedeckt werden. Die persönlichen Organisationskosten für die Organisatoren (wie z. B. Kosten für Anfahrten, ggf. Übernachtungen usw.) sollen einen gewissen Rahmen (max. 15% des Gesamt-Budgets) jedoch nicht überschreiten. Sinn dieser Regelung: es sollen Enthusiasten den Zuschlag erhalten, und nicht Leute, denen es um einen möglichen Gewinn geht.

Die genannten Punkte der Ausschreibung sind aus den Erfahrungswerten der vergangenen Jahres-Treffen ermittelt worden, und sind sicher eine hohe Hürde. Wir hoffen aber, dass die Hürde nicht zu hoch ist. Und werden alle Punkte erfüllt, kann eigentlich nicht mehr viel schief gehen!

Wir freuen uns schon jetzt auf Bewerbungen für das Jahrestreffen! Keine Sorge, das Stamm-Orga-Team steht hinter Euch, und wird Euch nach Kräften unterstützen und beraten - selbstverständlich ab sofort, also auch schon während der Ausschreibungsphase!

In diesem Thread dürfen und sollen auch allg. Anregungen/Ideen/Vorschläge bzgl. des Jahrestreffens eingestellt werden, da diese vielleicht potenziellen Teilnehmern an der Ausschreibung und auch dem ORGA-Team behilflich sein könnten.

Gruß,
Chriss