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Alt 06.08.2014, 20:40   #1
Christian
Administrator
 
Benutzerbild von Christian
 
Registriert seit: 29.06.2001
Ort: Unna
Fahrzeug: i7 xDrive60 (Bj.2022)
Standard Ausschreibung für das Jahrestreffen 2015

Liebe Forumsmitglieder,

nach dem Treffen ist vor dem Treffen!

Das 12. 7-forum.com Jahrestreffen in Dresden ist inzwischen Geschichte, und es wird Zeit für das nächste Jahr zu planen.

Dazu eröffnen wir hiermit - wie schon aus früheren Vorjahren bekannt - eine Art Ausschreibung, in der Vorschläge für das kommende Jahrestreffen gemacht werden sollen. Gesucht werden Gesamt-Konzepte, die alles Wichtige rund um ein Jahrestreffen berücksichtigen. Wichtig und gut, aber nicht zwingend wäre, dass sich der Vorschlagende später an der Organisation des Treffens maßgeblich beteiligt. Dabei sollte klar sein, dass dies im Sinne der bisherigen Jahrestreffen nur ehrenamtlich, d. h. ohne Entlohnung, erfolgen kann.

Keine Sorge, Niemand muss und soll ein Jahrestreffen alleine organisieren. Im Gegenteil: das ORGA-Team steht stets helfend zur Seite, und soll auch eingesetzt werden.

Bitte beachten: Das Jahrestreffen soll keine private Veranstaltung eines Einzelnen werden. Im Zweifel muss ich als Veranstalter für Alles den Kopf hinhalten, und daher müssen alle wichtigen Dinge besprochen und abgestimmt werden.


Nach Ausschreibungsende werden die Bewerbungen auf praktische Durchführbarkeit und die Einhaltung der gesetzten Kriterien geprüft, um danach zu entscheiden, welches Konzept den Zuschlag erhält.


Ausschreibung für das 7-forum.com Jahrestreffen 2015

Die Ausschreibung für das 7-forum.com Jahrestreffen 2015 läuft bis zum 31. Oktober 2014. Jedes Forumsmitglied darf sich an dieser Ausschreibung beteiligen. Bitte ein schlüssiges Konzept ausarbeiten, und per e-Mail an webmaster@7-forum.com senden. Die Unterlagen sollten weitergehende Informationen enthalten, wie z. B. Fotos und Pläne vom Veranstaltungsort, Internetadressen usw.

Dieses Konzept sollte nach Möglichkeit viele der folgenden Voraussetzungen erfüllen:
  • Ziel des Treffens ist:
    • Kennenlernen von 7er-Fahrern und Forumsmitgliedern
    • Werbung für 7-forum.com und das Forum
    • Erhalt der BMW 7er-Reihe, insbesondere der älteren Modelle
    • es sollen mind. 100 BMWs der 7er-Reihe teilnehmen
  • Zielgruppe für das 7-forum.com Jahrestreffen sind:
    • Mitglieder des Forums 7-forum.com
    • alle BMW 7er-Fahrer
  • Wann das Treffen stattfinden soll:
    • Das Treffen sollte an einem Samstag im Jahr 2015 stattfinden.
    • Das Treffen sollte an einem Tag stattfinden, an dem mit gutem Wetter und angenehmen Temperaturen gerechnet werden kann (also nicht im Winter)
    • Es sollte möglichst außerhalb von Schulferien stattfinden.
    • Es sollte nicht Mitte September stattfinden, da dies üblicherweise die Zeit für die 7-forum.com Sternfahrt ist.
  • Wo das Treffen stattfinden soll:
    • Das Treffen muss in Deutschland stattfinden.
    • Der Treffpunkt sollte möglichst gut erreichbar sein, d. h. es sollte gute Autobahn-Anbindungen geben.
    • Ideal wäre ein Standort, in dessen Nähe viele Forums-Mitglieder wohnen.
  • Optimale Voraussetzungen an einen Treffpunkt:
    • Es sollte möglichst ein asphaltierter oder zumindest geschotterter Parkplatz für ca. 150 BMWs der 7er-Reihe zur exklusiven Nutzung vorhanden sein. Optimalerweise ist der Parkplatz abgesperrt.
    • Vor Ort sollte es fußläufig erreichbare Toilletten (möglichst auch für Behinderte) geben.
    • Vor Ort sollte es Essen und Getränke geben. Die Preise sollten sich im Rahmen halten.
    • Vor Ort sollte es möglichst einen Raum geben, der im Fall von Regen alle Teilnehmer aufnimmt. Die Hälfte der Teilnehmer sollte dabei sitzen können.
    • Veranstaltungsort, Ort für das Fotoshooting, Ort für die Abendveranstaltung und Hotel sollten möglichst nahe beinander liegen. Keinesfalls sollte die Teilnehmer viermal den Standort wechseln müssen, d. h. es sollten mind. zwei der genannten Punkte am selben Ort stattfinden (z. B. Abendveranstaltung im Hotel).
  • gewünschter Ablauf des Tages:
    • Eintreffen der Teilnehmer ab ca. 10 Uhr auf dem Parkplatz
    • Gerne kann ein Programm vor Ort mit den Teilnehmern stattfinden. Das Programm sollte aber nicht das Treffen an sich stören (es wäre kontraproduktiv, wenn alle Teilnehmer den halben Tag weg wären, um an einem Programm teilzunehmen).
    • Schön wäre ein Foto-Shooting mit allen Autos und allen Teilnehmern am Nachmittag
    • Abendveranstaltung zum gemeinsamen Ausklingen des Tages bei einem leckeren Abendessen und Getränken.
  • Abendveranstaltung
    • Abends soll den Teilnehmern noch einmal die Gelegenheit gegeben werden, gemeinsam in gemütlicher Atmosphäre zu essen, um den Tag bei Benzin-Gesprächen ausklingen zu lassen.
    • Ein Abendprogramm ist nicht zwingend erforderlich. Musik sollte es dezent von CD oder PC geben.
    • Die Preise für Essen und Getränke sollten sich im Rahmen halten bzw. dem gebotenen Ambiente angemessen sein.
    • Das Abendessen muss ausdrücklich nicht in einem Hotel stattfinden, da dies immer sehr kostenintensiv ist. Wenn es eine gute Alternative gäbe, wäre das willkommen.
  • Anforderungen an die Unterkunft der Teilnehmer:
    • Nach Möglichkeit sollten alle übernachtenden Teilnehmer in einem nahe liegendem Hotel/Pension untergebracht werden. Ein Hotel für alle Teilnehmer böte morgens die Möglichkeit, zusammen zu frühstücken. Nicht so günstig wäre, wenn die Teilnehmer auf mehrere verschiedene Unterkünfte aufgeteilt würden.
    • Optimalerweise liegen Abendveranstaltung und Hotel/Pension dicht beinander. Die Erfahrung zeigt, dass die Teilnehmer nur ungern ihr Auto irgendwo zurück lassen, und es abends lieber am Hotel stehen haben wollen.
  • Händlermeile:
    • Es sollte eine Händlermeile geben.
    • Der Zuschlagnehmer sollte sich mit um die Händlermeile kümmern
    • Mind. ein Beulendoc sollte vor Ort sein.
  • Events / Aktivitäten:
    • Am Tag des Treffens ist das Treffen das Event. Mal abgesehen von einem möglichen Foto-Shooting am Tage, sind weitere Events nicht erforderlich, aber auch nicht ausgeschlossen.
    • Am Tag nach dem Treffen, also am Sonntag, oder ggf. auch am Freitag Nachmittag vor dem Treffen, sind Events vor Ort als "Add-On" gerne gesehen. Damit steigt die Attraktivität des Gesamt-Paketes und die Bereitschaft von Einzelnen, einen längeren Anfahrtsweg in Kauf zu nehmen. Ein mögliches Foto-Shooting sollte in jedem Fall am Tag des Treffens stattfinden.
  • Budget:
    • Zur Kostendeckung (ohne Abendveranstaltung) sollen max. 15 Euro Einfahrtsgeld je Fahrzeug erhoben werden.
    • Bei der Kalkulation sollte auch an Give-aways usw. gedacht werden. Ein Einfahrtsgeschenk o. ä. ist gerne gesehen, aber nicht Voraussetzung.
    • Das Treffen soll keinen Gewinn abwerfen. Kosten für die Organisation können ggf. durch die Einfahrtsgebühren abgedeckt werden. Die persönlichen Organisationskosten für die Organisatoren (wie z. B. Kosten für Anfahrten, ggf. Übernachtungen usw.) sollen einen gewissen Rahmen (max. 15% des Gesamt-Budgets) jedoch nicht überschreiten. Sinn dieser Regelung: es sollen Enthusiasten den Zuschlag erhalten, und nicht Leute, denen es um einen möglichen Gewinn geht.

Die genannten Punkte der Ausschreibung sind aus den Erfahrungswerten der vergangenen Jahres-Treffen ermittelt worden, und sind sicher eine hohe Hürde. Wir hoffen aber, dass die Hürde nicht zu hoch ist. Und werden alle Punkte erfüllt, kann eigentlich nicht mehr viel schief gehen!

Wir freuen uns schon jetzt auf Bewerbungen für das Jahrestreffen! Keine Sorge, das Stamm-Orga-Team steht hinter Euch, und wird Euch nach Kräften unterstützen und beraten - selbstverständlich ab sofort, also auch schon während der Ausschreibungsphase!

In diesem Thread dürfen und sollen auch allg. Anregungen/Ideen/Vorschläge bzgl. des Jahrestreffens eingestellt werden, da diese vielleicht potenziellen Teilnehmern an der Ausschreibung und auch dem ORGA-Team behilflich sein könnten.

Gruß,
Chriss
Christian ist offline   Antwort Mit Zitat antworten
Alt 13.08.2014, 21:23   #2
Alpina007
Neues Mitglied
 
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Registriert seit: 13.08.2013
Ort: Lübeck
Fahrzeug: E38-750i (6.99), Alpina B7 (11)
Standard Jahrestreffen 2015

Ein Treffen im Norden wäre für uns natürlich toll
Alpina007 ist offline   Antwort Mit Zitat antworten
Alt 13.08.2014, 21:45   #3
Jeff Jaas
Moderatorin
 
Benutzerbild von Jeff Jaas
 
Registriert seit: 01.11.2008
Ort: Köln
Fahrzeug: E32-730iA (10.89), Audi 80 B4 2,6 (09.93)
Standard

Guten Abend,

das letzte Treffen im Norden fand 2011 in Lübeck statt, hier noch mal der Link zum Bericht:

Interner Link) 7-forum.com Jahrestreffen 2011 in Lübeck - (Foto-) Bericht, Teil 1

Wichtig, wie Christian geschrieben hat, Konzepte einreichen bzw. zumindest ausgefeilte Ideen. Das Feintuning kann hinterher gemeinsam stattfinden.

Viele Grüße & schönen Abend
Ulli
__________________
You must make a choise to take a chance - or your life will never change!








Jeff Jaas ist offline   Antwort Mit Zitat antworten
Alt 14.08.2014, 06:44   #4
Berlin-Taxi
Gast
 
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Fahrzeug:
Standard

Ich würde ja Berlin vorschlagen. Da kann man das Treffen auf dem Flughafen BER machen (kein Witz) denn da hat man eine gute Autobahnanbindung und tolle Kulissen. Und Medien wirksam wäre dies auch denn das kann ich verstärkt organisieren durch meine Kontakte zum Fernsehen.
  Antwort Mit Zitat antworten
Alt 14.08.2014, 08:27   #5
Christian
Administrator
 
Benutzerbild von Christian
 
Registriert seit: 29.06.2001
Ort: Unna
Fahrzeug: i7 xDrive60 (Bj.2022)
Standard

Zitat:
Zitat von Berlin-Taxi Beitrag anzeigen
Ich würde ja Berlin vorschlagen. Da kann man das Treffen auf dem Flughafen BER machen (kein Witz) denn da hat man eine gute Autobahnanbindung und tolle Kulissen. Und Medien wirksam wäre dies auch denn das kann ich verstärkt organisieren durch meine Kontakte zum Fernsehen.
Wir waren zwar schon in diesem Jahr im Osten, aber Berlin wäre natürlich top Und wenn der Flughafen wirklich zu bekommen wäre, wäre das natürlich gut. Aber bitte daran denken, dass wir wenig Budget haben, und wir bisher für die Locations meist nur wenig bis nichts bezahlt haben.

Gruß,
Chriss
Christian ist offline   Antwort Mit Zitat antworten
Alt 14.08.2014, 13:39   #6
The Stig
Some say...
 
Benutzerbild von The Stig
 
Registriert seit: 23.05.2002
Ort: Südhessen...
Fahrzeug: 640i Cabrio F12, Cayenne 9PA Hybrid
Standard

Zum Programm hätte ich eine Idee:

Die Erfahrung der letzten Treffen hat gezeigt, dass "unterhaltungstechnisch" immer eine gewisse "Leere" eintritt, wenn die Leute erst einmal geparkt haben, und die ersten Runden über den Platz gedreht haben.

Insbesondere dann, wenn die Location keine weiteren Attraktionen am Platz bietet.
Ich habe schon von vielen Treffenbesuchern den Wunsch nach mehr "Action" am Tag der Hauptveranstaltung vernommen.

Hier könnte man sich ggf. mal an anderen Treffen orientieren, die Markenclubs so machen.

Sicher sind wir keine Tuninggemeinschaft, dennoch gibt es sicher viele außergewöhnliche Fahrzeuge, die man prämieren könnte (dazu reicht eine gerahmte Urkunde, es muss ja kein teurer Pokal sein), vielleicht Car-Wash-Mädels, die den Wagen putzen, eine Rampe auf der Fahrzeuge aufgefahren werden können und wo der Besitzer was mit dem Mikro zu seinem Fahrzeug erzählen kann etc.
Es gibt da sicher schier unendlich viele Möglichkeiten.

Vielleicht findet dieser Vorschlag ja Berücksichtigung beim nächsten Treffen
__________________
Externer Link (&Ooml;ffnet in neuem Fenster, der Forumsbetreiber distanziert sich vom Inhalt extern verlinkter Seiten.) BMW Classic Allgäu
The Stig ist offline   Antwort Mit Zitat antworten
Alt 14.08.2014, 18:42   #7
bommelmann
Energieeffizienzklasse A
 
Benutzerbild von bommelmann
 
Registriert seit: 25.01.2006
Ort: Berlin
Fahrzeug: BMW M850i, Volvo V70
Standard

Zitat:
Zitat von Berlin-Taxi Beitrag anzeigen
... auf dem Flughafen BER machen (kein Witz)...
Tempelhofer Feld wäre auch eine coole Location mit guter Kulisse.
Habe aber zu beiden Orten keine Connections.

Ergänzend zu Axels Liste wäre noch eine Präsenz an Leasingvermittlern (Robert, Patrick who ever) und Autohäusern/Zubehöranbietern (DWA, Felgen u.ä.) interessant.

Warum sollte es da keine Impulsverkäufe geben?
bommelmann ist offline   Antwort Mit Zitat antworten
Alt 17.08.2014, 10:45   #8
enrico_V8
Gast
 
Ort:
Fahrzeug:
Standard

Oooch, na ja, Ideen hab ich ja genug - ob die dem Geschmack eines Jahrestreffens entsprechen kann ich aber nicht beurteilen.
Guckst du zum Beispiel hier: Externer Link (&Ooml;ffnet in neuem Fenster, der Forumsbetreiber distanziert sich vom Inhalt extern verlinkter Seiten.)  Kauzenburg, Bad Kreuznach/Nahe
Alles dabei: Gut erreichbar, Landhotel, großer Parkplatz, Rittermahl, "mein" BMW-Händler Externer Link (&Ooml;ffnet in neuem Fenster, der Forumsbetreiber distanziert sich vom Inhalt extern verlinkter Seiten.) (Cloppenburg) Sehr schöne Gegend für ne Externer Link (&Ooml;ffnet in neuem Fenster, der Forumsbetreiber distanziert sich vom Inhalt extern verlinkter Seiten.) Ausfahrt, coole Locatin's für Externer Link (&Ooml;ffnet in neuem Fenster, der Forumsbetreiber distanziert sich vom Inhalt extern verlinkter Seiten.) Fotoshooting und so weiter . . Aber das könnte preislich vlt. ein wenig über dem erwarteten Niveau liegen ??
Könnt ja mal n Feedback geben, dann überleg ich mir das mal mit der Bewerbung
  Antwort Mit Zitat antworten
Alt 24.08.2014, 19:57   #9
735iAlex
Neues Mitglied
 
Registriert seit: 02.09.2012
Ort: Bad Münder
Fahrzeug: E32 735i/Polo`s mit Webern/Käfer/Treser Cabrio
Standard

Also ich würde sehr Berlin oder Hamburg begrüßen. Habe zum Glück in beiden Städten gute Freunde wo ich mal nachfragen werde ob sie einen "Platz" wüsste wo man so etwas "Veranstalten" könnte.

Aber für so eine Car-Wash oder Pokal gedönse bin ich überhaupt nicht für, denn es lockt auch oft die falschen Leute an

Mfg Alex
735iAlex ist offline   Antwort Mit Zitat antworten
Alt 29.09.2014, 00:04   #10
dansker
Erfahrenes Mitglied
 
Benutzerbild von dansker
 
Registriert seit: 22.02.2012
Ort: DK
Fahrzeug: Mercedes W203, 1,8 Kompressor Coupe +Honda Magna 750V4
Standard

Ganz sicher wäre Berlin "das Treffen"! In der Vergangenheit wurde schon des öfteren Berlin als Ort des Treffens Genannt, aber seinerzeit waren die Berliner nicht fähig (Uneinigkeit), so ein Treffen in der Hauptstadt Auszurichten! Mag ja sein, das es dort nun einen "Generationswechsel" gegeben hat, und die Berliner schaffen es wirklich einmal, ein Jahrestreffen dort Aufzuziehen.

Auf der anderen Seite ist es auch Egal, wo das Jahrestreffen abgehalten wird, wir kommen auf alle Fälle!

Gruss dansker
__________________
Es ist schon erstaunlich, wie der Mensch an seinem Leben hängt, obwohl er es so hasst.
dansker ist offline   Antwort Mit Zitat antworten
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