Ausschreibung für das 7-forum.com Jahrestreffen 2013! Auch Ideen/Vorschläge erbeten.

[Christian]

Liebe Forumsmitglieder,

nach dem Treffen ist vor dem Treffen!

Das 10. Jubiläums-Jahrestreffen in Bietigheim-Bissingen ist schon wieder über zwei Monate her und es wird Zeit für das nächste Jahr zu planen.

Dazu eröffnen wir hiermit - wie schon aus den Vorjahren bekannt - eine Art Ausschreibung, in der Vorschläge für das kommende Jahrestreffen gemacht werden sollen. Gesucht werden Gesamt-Konzepte, die alles Wichtige rund um ein Jahrestreffen berücksichtigen. Wichtig und gut, aber nicht zwingend wäre, dass sich der Vorschlagende später an der Organisation des Treffens maßgeblich beteiligt. Dabei sollte klar sein, dass dies im Sinne der bisherigen Jahrestreffen nur ehrenamtlich, d. h. ohne Entlohnung, erfolgen kann.

Keine Sorge, Niemand muss und soll ein Jahrestreffen alleine organisieren. Das ORGA-Team steht stets helfend zur Seite.

Nach Ausschreibungsende werden die Bewerbungen auf praktische Durchführbarkeit und die Einhaltung der gesetzten Kriterien geprüft, um danach zu entscheiden, welches Konzept den Zuschlag erhält.



Ausschreibung für das 7-forum.com Jahrestreffen 2013

Die Ausschreibung für das 7-forum.com Jahrestreffen 2013 läuft bis zum 31. Oktober 2012. Jedes Forumsmitglied darf sich an dieser Ausschreibung beteiligen. Bitte ein schlüssiges Konzept ausarbeiten, und per e-Mail an orga-team@7-forum.com senden. Die Unterlagen sollten weitergehende Informationen enthalten, wie z. B. Fotos und Pläne vom Veranstaltungsort, Internetadressen usw.

Dieses Konzept sollte nach Möglichkeit viele der folgenden Voraussetzungen erfüllen:

• Ziel des Treffens ist:
  • Kennenlernen von 7er-Fahrern und Forumsmitgliedern
  • Werbung für 7-forum.com und das Forum
  • Erhalt der BMW 7er-Reihe, insbesondere der älteren Modelle
  • es sollen mind. 100 BMWs der 7er-Reihe teilnehmen
• Zielgruppe für das 7-forum.com Jahrestreffen sind:
  • Mitglieder des Forums 7-forum.com
  • alle BMW 7er-Fahrer
• Wann das Treffen stattfinden soll:
  • Das Treffen sollte an einem Samstag im Jahr 2013 stattfinden.
  • Das Treffen sollte an einem Tag stattfinden, an dem mit gutem Wetter und angenehmen Temperaturen gerechnet werden kann (also nicht im Winter)
  • Es sollte möglichst außerhalb von Schulferien stattfinden.
  • Es sollte nicht Mitte August stattfinden, da dort das beliebte Treffen auf Pauls Bauernhof stattfindet.
• Wo das Treffen stattfinden soll:
  • Das Treffen muss in Deutschland stattfinden.
  • Der Treffpunkt sollte möglichst gut erreichbar sein, d. h. es sollte gute Autobahn-Anbindungen geben.
  • Ideal wäre ein Standort, in dessen Nähe viele Forums-Mitglieder wohnen.
• Optimale Voraussetzungen an einen Treffpunkt:
  • Es sollte möglichst ein asphaltierter oder zumindest geschotterter Parkplatz für mind. 150 BMWs der 7er-Reihe zur exklusiven Nutzung vorhanden sein. Insgesamt sollen mind. 150 BMWs der 7er-Reihe Platz finden. Optimalerweise ist der Parkplatz abgesperrt.
  • Vor Ort sollte es fußläufig erreichbare Toilletten (möglichst auch für Behinderte) geben.
  • Vor Ort sollte es warmes Essen und Getränke geben, die über "Pommesbuden"-Niveau liegen. Die Preise sollten sich im Rahmen halten.
  • Vor Ort sollte es einen Raum geben, der im Fall von Regen alle Teilnehmer aufnimmt. Die Hälfte der Teilnehmer sollte dabei sitzen können.
  • Veranstaltungsort, Ort für das Fotoshooting, Ort für die Abendveranstaltung und Hotel sollten möglichst nahe beinander liegen. Keinesfalls sollte die Teilnehmer viermal den Standort wechseln müssen, d. h. es sollten mind. zwei der genannten Punkte am selben Ort stattfinden (z. B. Abendveranstaltung im Hotel).
• gewünschter Ablauf des Tages:
  • Eintreffen der Teilnehmer ab ca. 10 Uhr auf dem Parkplatz
  • Schön wäre ein Foto-Shooting mit allen Autos und allen Teilnehmern am Nachmittag
  • Abendveranstaltung zum gemeinsamen Ausklingen des Tages bei einem leckeren Abendessen und Getränken.
• Abendveranstaltung
  • Abends soll den Teilnehmern noch einmal die Gelegenheit gegeben werden, gemeinsam in gemütlicher Atmosphäre zu essen, um den Tag bei Benzin-Gesprächen ausklingen zu lassen.
  • Ein Abendprogramm ist nicht zwingend erforderlich. Musik sollte es dezent von CD oder PC geben.
  • Die Preise für Essen und Getränke sollten sich im Rahmen halten bzw. dem gebotenen Ambiente angemessen sein.
• Anforderungen an die Unterkunft der Teilnehmer:
  • Nach Möglichkeit sollten alle übernachtenden Teilnehmer in einem nahe liegendem Hotel/Pension untergebracht werden. Ein Hotel für alle Teilnehmer böte morgens die Möglichkeit, zusammen zu frühstücken. Nicht so günstig wäre, wenn die Teilnehmer auf mehrere verschiedene Unterkünfte aufgeteilt würden.
  • Optimalerweise liegen Abendveranstaltung und Hotel/Pension dicht beinander. Die Erfahrung zeigt, dass die Teilnehmer nur ungern ihr Auto irgendwo zurück lassen, und es abends lieber am Hotel stehen haben wollen.
  • Der Preis je Übernachtung sollte nicht mehr als 50 Euro pro Person und Nacht inkl. Frühstück betragen.
• Händlermeile:
  • Es sollte eine Händlermeile geben.
  • Der Zuschlagnehmer sollte sich mit um die Händlermeile kümmern
  • Mind. ein Beulendoc sollte vor Ort sein.
• Events / Aktivitäten:
  • Am Tag des Treffens ist das Treffen das Event. Mal abgesehen von einem möglichen Foto-Shooting am Tage, sind weitere Events nicht erforderlich, aber auch nicht ausgeschlossen.
  • Am Tag nach dem Treffen, also am Sonntag, oder ggf. auch am Freitag Nachmittag vor dem Treffen, sind Events vor Ort als "Add-On" gerne gesehen. Damit steigt die Attraktivität des Gesamt-Paketes und die Bereitschaft von Einzelnen, einen längeren Anfahrtsweg in Kauf zu nehmen. Ein mögliches Foto-Shooting sollte in jedem Fall am Tag des Treffens stattfinden.
• Budget:
  • Zur Kostendeckung (ohne Abendveranstaltung) sollen max. 20 Euro Einfahrtsgeld je Fahrzeug erhoben werden.
  • Bei der Kalkulation sollte auch an Give-aways usw. gedacht werden. Ein Einfahrtsgeschenk o. ä. ist gerne gesehen, aber nicht Voraussetzung.
  • Das Treffen soll keinen Gewinn abwerfen. Kosten für die Organisation können ggf. durch die Einfahrtsgebühren abgedeckt werden. Die persönlichen Organisationskosten für die Organisatoren (wie z. B. Kosten für Anfahrten, ggf. Übernachtungen usw.) sollen einen gewissen Rahmen (max. 15% des Gesamt-Budgets) jedoch nicht überschreiten. Sinn dieser Regelung: es sollen Enthusiasten den Zuschlag erhalten, und nicht Leute, denen es um einen möglichen Gewinn geht.

Die genannten Punkte der Ausschreibung sind aus den Erfahrungswerten der vergangenen Jahres-Treffen ermittelt worden, und sind sicher eine hohe Hürde. Wir hoffen aber, dass die Hürde nicht zu hoch ist. Und werden alle Punkte erfüllt, kann eigentlich nicht mehr viel schief gehen!

Wir freuen uns schon jetzt auf Bewerbungen für das Jahrestreffen! Keine Sorge, das Stamm-Orga-Team steht hinter Euch, und wird Euch nach Kräften unterstützen und beraten - selbstverständlich ab sofort, also auch schon während der Ausschreibungsphase!

In diesem Thread dürfen und sollen auch allg. Anregungen/Ideen/Vorschläge bzgl. des Jahrestreffens eingestellt werden, da diese vielleicht potenziellen Teilnehmern an der Ausschreibung und auch dem ORGA-Team behilflich sein könnten.

Gruß,
Chriss

[7owner]

Hi Christian,Ich schlag mal Rendsburg vor (kann jeder googeln,liegt im Norden der Republik,mal zur Abwechslung).sehr reizvoll wäre der"Willi-Brandt-Platz",der ist riesig und auch teilweise asphaltiert.Zudem gibt es da direkt Gastronomie am Platz und ein Hotel in Sichtweite...
Hier fanden auch schon in Vergangenheit regionale BMW-Treffen statt.
Touristisch hat Rendsburg die "Eiserne Lady" zu bieten,d.h.die einzige Schwebefähre über den Nord-Ostsee-Kanal,sowas gibt deutschlandweit nicht nochmal.....
Wäre mal ne nette Idee zur Ausfahrt und zu einem Foto-Termin mit allen 7ern...
Handlermeile wäre kein Problem.wenns rechtzeitig bekannt gegeben wird,(regionale Tageszeitungen)...
Mit der Orga wäre ich sicher alleine etwas überfordert,aber das lässt sich ja mit Hilfe des Forums regeln...würde mich freuen,wenns klappt....

[Andimp3]

Das Orga-Team hat Post.

Hier nur in aller Kürze:

Ort: Frankfurt am Main
Location: mit größtmöglichem Auto-Bezug
Erreichbarkeit aus der ganzen Republik: top
Möglichkeiten für ein Rahmenprogramm: hervorragend
geeignete Hotels: reichlich vorhanden
Entfernung Location-Hotel: 3-6 km (je nach dem welches wir auswählen)

[dansker]

Nun haben ja die Verschiedenen Jahrestreffen bisher im Süden, Norden und Westen Stattgefunden. Sollte es wirklich nicht einmal Möglich sein, ein Jahrestreffen im Östlichen Teil Deutschlands, auf "die Beine" zu stellen? Städte (auch kleinere) gibt es dort ja auch mit "AB-Anschluss". Hotelanlagen, mit dem nötigen "Fassungsvermögen", sowie Offene Plätze, wo man die Fahrzeuge "für sich" Abstellen kann, sicherlich auch.

Wir Hoffen doch, das sich Jemand aus diesen Teil der Republik, mit Gleichgesinnten "Zusammenraffen" kann, um dort ein Treffen zu Organisieren!

Gruss dansker

[Ulrich51]

Frankfurt liegt zwar sehr zentral, allerdings dürften die Hotelpreise für akzeptable 4*-Hotels über der Budgetgrenze der meisten Teilnehmer liegen. Außerdem ist mir in und um Ffm zu viel Verkehr.

Ich persönlich würde Rendsburg favorisieren. :-)

[McBahnBrecher]

Zitat von Ulrich51

Ich persönlich würde Rendsburg favorisieren. :-)

Hi,
dazu bedarf es aber noch eines detailierten Vorschlags, im Sinne von
Christians Ausschreibung - Punkt für Punkt. Ansonsten - ein interessantes
Ziel, wie die anderen auch.

LG
Uli

[Andimp3]

Ulrich mach Dir mal keine Gedanken. Das von mir angedachte 4-Sterne-Hotel liegt gerade einmal 3 km von der von mir angedachten Location für die Tagesveranstaltung.

Dort kostet zum regulären Preis (ich würde dann versuchen noch einen Rabatt auszuhandeln) zum angedachten Termin das EZ 52 € und das Doppelzimmer 62 € pro Nacht und Zimmer (nicht pro Person !!!) ohne Frühstück.

Das Frühstück würde wenn gewünscht mit 12,50 € pro Person zu Buche schlagen.

Diese Preise sind meines Erachtens vollkommen ok. Sie liegen ca 10 € pro Person über den Preisen von diesem Jahr, sind aber deutlich günstiger als beim Jahrestreffen 2011. Wie gesagt haben hier aber noch keine Preisverhandlungen stattgefunden - da sollte noch was drin sein.

Selbst ein Campingplatz ist nur 2,3 km entfernt von meiner angedachte Location zu finden.

Also bitte nicht madig machen wovon man keine Ahnung hat.

Danke !


P.S.: Mehr werde ich zum derzeitigen Zeipunkt nicht öffentlich zu meinem Vorschlag verlauten lassen, da ich keine Lust auf solche sinnlosen Diskussionen habe. Nur soviel sei schon gesagt: keines der bisherigen Jahrestreffen fand an einer Location mit einer vergleichbar hohen Auto-Affinität statt.

[The Stig]

Also vermutlich mal in der  Klassikstadt.

[Wilfried]

Axel, was Du wieder mal vermutest

Frankfurt finde ich auch okay.

Andreas war so freundlich mich in die Details einzuweihen.
Aus meiner Sicht würde nichts dagegensprechen.
Sollte die Orga Unterstützung brauchen, stehe ich gerne zur Verfügung.

Rahmenprogramme gibt es hier genug. Für schönes und auch mal nicht so schönes Wetter.


@dansker
Es ist Frankfurt/Main gemeint nicht Frankfurt/Oder

[dansker]

Wilfried: Darüber war ich mir schon im klaren, das Frankfurt a.M. gemeint ist. Sollte es Frankfurt a.M. werden, ok, dann gehts eben dorthin! Aber vielleicht gibt es noch andere Vorschläge, als Frankfurt oder Rendsburg

Gruss dansker