Ausschreibung für das 7-forum.com Jahrestreffen 2011
 

Liebe Forumsmitglieder,

nach dem Treffen ist vor dem Treffen!

Auch wenn das diesjährige Jahrestreffen am Bodensee erst vor kurzem statt gefunden hat, und das nächste Jahr noch weit weg ist, wollen wir schon jetzt mit den Planungen für das nächste Jahrestreffen im Jahr 2011 beginnen. Dazu eröffnen wir hiermit - ähnlich wie beim letzten Mal - eine Art Ausschreibung, in der Vorschläge für das kommende Jahrestreffen gemacht werden sollen. Gesucht werden Gesamt-Konzepte, die alles Wichtige rund um ein Jahrestreffen berücksichtigen. Wichtig und gut, aber nicht zwingend wäre, dass sich der Vorschlagende später an der Organisation des Treffens maßgeblich beteiligt. Dabei sollte klar sein, dass dies im Sinne der bisherigen Jahrestreffen nur ehrenamtlich, d. h. ohne Entlohnung, erfolgen kann.

Nach Ausschreibungsende setzt sich das "Stamm-ORGA-Team" zusammen, um nach Prüfung der Bewerbungen auf praktische Durchführbarkeit und Einhaltung der gesetzten Kriterien zu entscheiden, welches Konzept den Zuschlag erhält.

Dieses "Stamm-ORGA-Team" setzt sich aus folgenden Forumsmitgliedern zusammen:

- Christian (alias "Christian"), Forums-Betreiber
- Henning (alias "boppy")
- Ulrike (alias "Jeff Jaas")
- Ulrich (alias "McBahnbrecher")
- Viola (alias "*Phoebe*")

Alle genannten Personen können und sollen in der Angelegenheit "Forums-Jahrestreffen" angesprochen werden.

Das Stamm-ORGA-Team wird verantwortlich in Zusammenarbeit mit dem für das nächste Jahrestreffen neu zu bildende ORGA-Team vor Ort im Sinne des Forums handeln und entscheiden.


Ausschreibung für das 7-forum.com Jahrestreffen 2011

Die Ausschreibung für das 7-forum.com Jahrestreffen 2011 läuft bis zum 30. September 2010. Jedes Forumsmitglied darf sich an dieser Ausschreibung beteiligen. Bitte ein schlüssiges Konzept ausarbeiten, und per e-Mail an orga-team@7-forum.com senden. Die Unterlagen sollten weitergehende Informationen enthalten, wie z. B. Fotos und Pläne vom Veranstaltungsort, Internetadressen usw.

Dieses Konzept sollte nach Möglichkeit viele der folgenden Voraussetzungen erfüllen:

• Ziel des Treffens ist:
  • Kennenlernen von 7er-Fahrern und Forumsmitgliedern
  • Werbung für 7-forum.com und das Forum
  • Imagepflege und Öffentlichkeitsarbeit
  • Erhalt der BMW 7er-Reihe, insbesondere der älteren Modelle
  • es sollen mind. 100 BMWs der 7er-Reihe teilnehmen
• Zielgruppe für das 7-forum.com Jahrestreffen sind:
  • Mitglieder des Forums 7-forum.com
  • alle BMW 7er-Fahrer
• Wann das Treffen stattfinden soll:
  • Das Treffen sollte an einem Samstag im Jahr 2011 stattfinden.
  • Das Treffen sollte an einem Tag stattfinden, an dem mit gutem Wetter und angenehmen Temperaturen gerechnet werden kann (also nicht im Winter)
  • Es sollte möglichst außerhalb von Schulferien stattfinden.
  • Es sollte nicht Mitte August stattfinden, da dort das beliebte Treffen auf Pauls Bauernhof stattfindet.
• Wo das Treffen stattfinden soll:
  • Das Treffen muss in Deutschland stattfinden.
  • Der Treffpunkt sollte möglichst gut erreichbar sein, d. h. es sollte gute Autobahn-Anbindungen geben.
  • Ideal wäre ein Standort, in dessen Nähe viele Forums-Mitglieder wohnen.
  • Der Standort muss ausdrücklich nicht zentral in Deutschland liegen, da das Treffen sonst jedes Jahr am selben Ort stattfinden müsste, was langweilig wäre. Bevorzugt werden Standorte, an denen oder in deren Nähe bisher noch keine Jahrestreffen statt gefunden haben.
• Optimale Voraussetzungen an einen Treffpunkt:
  • Es sollte möglichst ein asphaltierter oder zumindest geschotterter Parkplatz für mind. 150 BMWs der 7er-Reihe zur exklusiven Nutzung vorhanden sein. Insgesamt sollen mind. 200 BMWs der 7er-Reihe Platz finden. Optimalerweise ist der Parkplatz abgesperrt.
  • Vor Ort sollte es fußläufig erreichbare Toilletten (möglichst auch für Behinderte) geben.
  • Vor Ort sollte es warmes Essen und Getränke geben, die über "Pommesbuden"-Niveau liegen. Die Preise sollten sich im Rahmen halten.
  • Vor Ort sollte es einen Raum geben, der im Fall von Regen alle Teilnehmer aufnimmt. Die Hälfte der Teilnehmer muss dabei sitzen können.
  • Veranstaltungsort, Ort für das Fotoshooting, Ort für die Abendveranstaltung und Hotel sollten möglichst nahe beinander liegen. Keinesfalls sollte die Teilnehmer viermal den Standort wechseln müssen, d. h. es sollten mind. zwei der genannten Punkte am selben Ort stattfinden (z. B. Abendveranstaltung im Hotel).
• gewünschter Ablauf des Tages:
  • Eintreffen der Teilnehmer ab ca. 10 Uhr auf dem Parkplatz
  • Schön wäre ein Foto-Shooting mit allen Autos und allen Teilnehmern am Nachmittag
  • Abendveranstaltung zum gemeinsamen Ausklingen des Tages bei einem leckeren Abendessen und Getränken.
• Abendveranstaltung
  • Abends soll den Teilnehmern noch einmal die Gelegenheit gegeben werden, gemeinsam in gemütlicher Atmosphäre zu essen, um den Tag bei Benzin-Gesprächen ausklingen zu lassen.
  • Ein Abendprogramm ist nicht zwingend erforderlich. Musik sollte es dezent von CD oder PC geben.
  • Die Preise für Essen und Getränke sollten sich im Rahmen halten bzw. dem gebotenen Ambiente angemessen sein.
• Anforderungen an die Unterkunft der Teilnehmer:
  • Nach Möglichkeit sollten alle übernachtenden Teilnehmer in einem nahe liegendem Hotel/Pension untergebracht werden. Ein Hotel für alle Teilnehmer böte morgens die Möglichkeit, zusammen zu frühstücken. Nicht so günstig wäre, wenn die Teilnehmer auf mehrere verschiedene Unterkünfte aufgeteilt würden.
  • Optimalerweise liegen Abendveranstaltung und Hotel/Pension dicht beinander. Die Erfahrung zeigt, dass die Teilnehmer nur ungern ihr Auto irgendwo zurück lassen, und es abends lieber am Hotel stehen haben wollen.
  • Der Preis je Übernachtung sollte nicht mehr als 50 Euro pro Person und Nacht inkl. Frühstück betragen.
• Händlermeile:
  • Es sollte eine Händlermeile geben.
  • Der Zuschlagnehmer sollte sich mit um die Händlermeile kümmern
  • Mind. ein Beulendoc sollte vor Ort sein.
• Events / Aktivitäten:
  • Am Tag des Treffens ist das Treffen das Event. Mal abgesehen von einem möglichen Foto-Shooting am Tage, sind weitere Events nicht erforderlich.
  • Am Tag nach dem Treffen, also am Sonntag, oder ggf. auch am Freitag Nachmittag vor dem Treffen, sind Events vor Ort als "Add-On" gerne gesehen. Damit steigt die Attraktivität des Gesamt-Paketes und die Bereitschaft von Einzelnen, einen längeren Anfahrtsweg in Kauf zu nehmen. Ein mögliches Foto-Shooting sollte in jedem Fall am Tag des Treffens stattfinden.
• Budget:
  • Zur Kostendeckung (ohne Abendveranstaltung) sollen max. 20 Euro Einfahrtsgeld je Fahrzeug erhoben werden.
  • Bei der Kalkulation sollte auch an Give-aways usw. gedacht werden. Ein Einfahrtsgeschenk o. ä. ist gerne gesehen, aber nicht Voraussetzung.
  • Das Treffen soll keinen Gewinn abwerfen. Kosten für die Organisation können ggf. durch die Einfahrtsgebühren abgedeckt werden. Die persönlichen Organisationskosten für die Organisatoren (wie z. B. Kosten für Anfahrten, ggf. Übernachtungen usw.) sollen einen gewissen Rahmen (max. 15% des Gesamt-Budgets) jedoch nicht überschreiten. Sinn dieser Regelung: es sollen Enthusiasten den Zuschlag erhalten, und nicht Leute, denen es um einen möglichen Gewinn geht.

Die genannten Punkte der Ausschreibung sind aus den Erfahrungswerten der vergangenen Jahres-Treffen ermittelt worden, und sind sicher eine hohe Hürde. Wir hoffen aber, dass die Hürde nicht zu hoch ist. Und werden alle Punkte erfüllt, kann eigentlich nicht mehr viel schief gehen!

Wir freuen uns schon jetzt auf Bewerbungen für das Jahrestreffen! Keine Sorge, das Stamm-Orga-Team steht hinter Euch, und wird Euch nach Kräften unterstützen und beraten - selbstverständlich ab sofort, also auch schon während der Ausschreibungsphase!

Euer ORGA-Team

Hallo liebes Orga-Team,

ich war bisher auf den letzten 5 Jahrestreffen und kann mir sehr gut vorstellen, was an organisatorischer Meisterleistung und Engangement hinter so einem Treffen steht, damit alles (oder zumindest das meiste) reibungslos und zu aller Zufriedenheit abläuft.
Man hat ja auch die letzten Jahre gesehen, daß es immer für irgendjemanden bestimmte Kritikpunkte gibt; mal mehr, mal weniger.

Ich fände es daher auch völlig ok, wenn das nächste Treffen nochmals in Eigeltingen stattfindet.
Aber es wird sich zeigen, was sich an Vorschlägen und Möglichkeiten ergibt.

Ich bin auf jeden Fall überzeugt, daß es - wo immer es auch stattfindet - wieder eine schöne und gelungene Veranstaltung wird.:k:k:k:k:k

Schöne Grüße aus dem bay. Wald

Hans

Eines der vergangenen Treffen quasi zu wiederholen ist natürlich immer eine Option, und würde es den Organisatoren auch einfacher machen. Aber wir sollten auch mal anderen Regionen eine Chance geben, wie z. B. dem Osten oder dem Norden, in denen bisher noch nie ein Treffen statt gefunden hat.

Wir hoffen also noch auf tolle Vorschläge. Kommt nichts, kann man immer noch darüber nachdenken, wieder einen der bisherigen Treffpunkte zu wählen.

Gruß,
Chriss

Bezüglich Osten, würde mir Berlin einfallen.
Da gibt es doch einen etwas größeren ausrangierden Flughafen.;)
Da könnte man Bilder fahren mit den Siebenern und aus der Luft für die Zukunft fotografisch festhalten.
Da ist die Berliner 7er Fraktion mal gefragt, da es zu prüfen wäre ob die Örtlichkeit den Kriterien eines Treffens entspricht.


Grüße
Wilfried

Recht Zentral gelegen wäre der Treffpunkt der Südhessen-Connection vom kommenden Samstag, die Burg Ronneburg in Ronnburg/Hessen.

Direkt vor der  Burg gibt es einen ausreichend großen Parkplatz, die  Gastronomie ist gut, vielfältig und preislich im Rahmen.

Als Abendveranstaltung könnte man ein Ritteressen anbieten wo dann je nach finanzieller Machbarkeit auch Gaukler, Minnesänger usw. auftreten könnten.

Zusätzlich gibt es auf der Burg eine Burgmuseum, eine Falknerei und neben an eine Paragliding-Schule.

Was es auf der Burg nicht gibt ist ein Hotel.

Da müsste ich mal wissen wieviel Übernachtungen in den vergangenen Jahren so zu verzeichnen waren und könnte dann mal schauen was in der Nähe so an Hotels (gibt einiges in max. 20 km Entfernung) geboten wird.

Evtl könnte man auch für Sa Abend / So Morgen einen Bus-Shuttle zu dem/den Hotels organisieren.

Grundsätzlich würde ich mich (wohne nur 5km entfernt) bereit erklären das Treffen mit zu organisieren.

Die Location ist jedenfalls sehr schön und wäre dann doch mal was außergewöhnliches.

Relativ zentral gelegen sind wir hier ja auch und die Burg ist in ca 5-10 Minuten von den nächstgelegen AB-Abfahrten der A45 und A66 zu erreichen.

Hier die Burg in  Google-Maps.

Hört sich interessant an. Es wäre schön, wenn Du mal die Adresse mitteilen würdest, und vielleicht selbst mal nachfragen würdest, ob wir den alten Flughafen für unser Treffen anmieten könnten, und vor allem was das in etwa kosten würde. Bevor das nicht geklärt ist, brauchen wir uns da keine weiteren Gedanken machen.


Auch sehr interessant. Eine Burg wollten wir schon immer mal wählen, aber bisher klappte das aus verschiedenen Gründen nicht. Auch hier wäre wichtig zu klären: Bekommen wir einen (Teil des) Parkplatzes exklusiv für uns (mind. 150 Parkplätze)? Ist das Restaurant groß genug, um ca. 150 Personen aufzunehmen? Auch sollten wir einen separaten Saal bekommen, oder das ganze Restaurant exklusiv. Andernfalls würden wir die anderen Gäste wohl stören.

Bei den Wegberg-Treffen und in Lahnstein haben jeweils rund 100 Personen direkt vor Ort übernachtet. In Eigeltingen haben wir auch alle Zimmer belegt (allerdings gab es hier nicht so viele Betten).

Das wäre auf jeden Fall eine Möglichkeit - auch wenn wir damit eher schlechte Erfahrungen gemacht haben. Aber wenn man es ordentlich - am Besten in einem Paket - anbietet, sollte das funktionieren.


Vielen Dank soweit für die Vorschläge! Es wäre nett, wenn die hier bereits genannten Vorschläge noch etwas genauer/tiefgreifender überprüft werden. Natürlich sind auch noch weitere Vorschläge gerne gesehen.

Gruß + Danke,
Chriss

Ich denk ne Abendveranstaltung auf ner Burg wär schon klasse. Mir persönlich wärs aber bedeutend lieber wenn die Abendveranstaltung auch in der Nähe des Hotels stattfindet.
Möchte nur ungern meinen Wagen auf einem öffentlichen Parkplatz stehen lassen und dann mit dem Bus abreisen.
Vorallem müssen am nächsten Tag ja alle wieder ihre Wägen holen... :?


Gruß Benni

ps: Berlin war ja schon öfters im Gespräch, aber scheinbar hat da keiner Lust was zu machen...

Es gibt dort oben, zusätzlich zu dem Parkplatz der immer geöffnet ist, eine weitere große Parkfläche die nur bei besonderen Veranstaltungen (Ritterfeste etc) geöffnet wird. Ich denke den können wir dann haben - werde da am Samstag, da ist unser Treffen der Südhessen, mal beim Betreiber des Restaurants nachfragen bzw in Erfahrung bringen wer da Ansprechpartner ist.

Der Saal mit der Bezeichnung http://www.7-forum.com/images/link_rot.gif  Bandhaus ist für bis zu 250 Personen gedacht - das wäre vermutlich der geeignete Raum.

Zimmer für 100 Personen sollten sich finden lassen... müsste das zwangsläufig in EINEM Hotel sein oder könnte man auf ggf 2-3 verteilen ?

Ich denke wenn man das, wie die Hotelreservierung, mit verbindlicher Buchung macht sollte es kein Problem darstellen. Ich habe einen Bekannten der hier einen Limousinen-Service betreibt, der aber bei entsprechenden Veranstaltungen auch Kleinbusse zum Einsatz bringt - da sollte sich zu einem vernünftigen Preis etwas realisieren lassen, wenn die Nachfrage groß genug ist.

Ich wer dann am Samstag, wie gesagt, mal den Kontakt zum Betreiber des Burgrestaurants aufnehmen und die Möglichkeiten genauer eruieren. Machbar sollte das auf jeden Fall sein und ganz unerfahren bin ich was die Durchführung von Veranstaltungen betrifft ja auch nicht :lol

Nun... nen Nachtwächter, der einfach nur wach ist und ein Auge auf die Fahrzeuge hat und ggf die Polizei ruft sollte auch für relativ kleines Geld zu bekommen sein - zur Not mach ich das selber nach Ende der Abendveranstaltung.

Die Wahrscheinlichkeit dass an dieser Location zufällig rumänische Diebesbanden vorbei kommen tendiert gegen null und als Zufahrt gibt es nur eine relativ schmale Straße :spin

Genau mit dieser Haltung stehst Du wohl nicht alleine da. In Wegberg hatten wir auch einen Shuttle-Service angeboten, der aber so gut wie gar nicht genutzt wurde. Statt abends dann im Forum Wegberg zu bleiben, kam es anders: die Leute bevorzugten es, mit dem Auto zum Hotel zu fahren, und haben dann dort Party gemacht. Optimalerweise finden also Abendveranstaltung und Übernachtung nah beieinander statt.

Das ist gut! Einfach soviel wie möglich erfragen (vor allem auch was die Kosten betrifft) und Fotos machen. Dann kann man sich mal etwas darunter vorstellen.

Gruß,
Chriss

Bei den Kosten kommt es natürlich sehr darauf an was man so machen will. Wieviel wäre denn so der übliche Rahmen für die Abendveranstaltung inkl./exkl. Essen.

Abgeteilten Parplatz muss der Wirt dann selbstverständlich für lau stellen... schliesslich macht er dann tagsüber guten Umsatz in seinem Biergarten (im Burghof) und Abends durch die Abendveranstaltung ;)